Come spendere meno tempo controllando le email ogni giorno

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Il professionista medio trascorre il 28% della giornata lavorativa leggendo e rispondendo alle email, secondo un’analisi McKinsey: ciò equivale a 2,6 ore di lavoro e 120 messaggi ricevuti al giorno.

Come spendere meno tempo controllando le email ogni giorno

La maggior parte dei professionisti ha fatto ricorso a uno dei due meccanismi estremi di gestione come ultimo tentativo di sopravvivere all’assalto senza fine delle mail: da un lato, ci sono i devoti dello inbox zero che tengono compulsivamente chiare le loro caselle di posta in arrivo, e, dall’altro, ci sono quelli che hanno essenzialmente rinunciato.

Le e-mail entrano nella loro casella di posta e ci rimangono.

Di fronte a questi due estremi, alcuni hanno sostenuto un approccio più moderato: basta controllare meno spesso la posta elettronica.

E’ possibile risparmiare più della metà del tempo che trascorriamo sulle email?

L’eccesso di controllo delle e-mail spreca 21 minuti al giorno. In media, i professionisti controllano le loro email 15 volte al giorno, circa ogni 37 minuti. La maggior parte delle persone si aspetta una risposta entro questo lasso di tempo?

No. Infatti, solo l’11% dei clienti e l’8% dei colleghi si aspettano una risposta in meno di un’ora. Ma circa il 40% delle persone si aspetta una risposta in circa un’ora. Se le persone controllano le loro email ogni ora invece che ogni 37 minuti, potrebbero tagliare sei controlli e-mail dal loro giorno.

Che impatto avrebbe avuto? Alcune ricerche suggeriscono che possono essere necessari fino a 23 minuti per recuperare completamente dopo un’interruzione. Le interruzioni hanno costi aggiuntivi: la ricercatrice Sophie Leroy dell’Università di Washington descrive cosa succede:

Poiché sto ancora pensando al compito A mentre cerco di fare il compito B, non ho la capacità cognitiva di elaborare questi due compiti allo stesso tempo e fare un lavoro perfetto su entrambi

Così, tra il controllo della posta elettronica sei volte più del necessario, lasciando che le notifiche ci interrompano, perdiamo 21 minuti al giorno.

La soluzione è semplice: disattivare le notifiche e programmare il tempo (da 5 a 8 minuti circa) ogni ora per controllare le e-mail. Per alcuni ruoli in alcune professioni, questo non è fattibile. Ma la maggior parte di coloro che lo provano, riconoscono che i loro tempi di risposta rapida che avevano prima non servono a nulla. Si risponde bene alle email anche con questa routine.

Cancella la posta che non ti interessa

Molti sostengono che non c’è più un motivo per spostare le email dalla casella di posta in arrivo perché la funzionalità di ricerca delle comuni applicazioni di posta elettronica è abbastanza potente da rendere facile trovare un messaggio tra centinaia o addirittura migliaia di messaggi.

Hanno ragione, ma solo in parte.

La ricerca è il modo più veloce per trovare vecchie email, ma le caselle di posta piena ci costa tempo per un altro motivo.

Quando controlliamo una casella di posta affollata, finiamo per rileggere le e-mail più e più volte. Non possiamo farci niente; se ci sono, li leggiamo. In media, i professionisti hanno più di 200 email nella loro casella di posta in arrivo e ne ricevono 120 nuove al giorno, ma rispondono solo al 25% di loro. Senza un piano di “sgombero consapevole”, l’arretrato continua a crescere.

La lettura e l’elaborazione di email irrilevanti ci costa 8 minuti al giorno: secondo alcuni studi, il 62% di tutte le e-mail non è importante e può essere elaborato in blocco. Ma anche l’elaborazione in blocco richiede tempo.

Per rompere l’abitudine di elaborare individualmente le email irrilevanti, utilizza un approccio in tre parti: filtro automatico per le newsletter effettivamente utilizzate, cancellazione da coloro che non lo fanno e blocco dello spam e di altre email che continuano ad arrivare dopo che hai provato a cancellarti.

La posta elettronica è diventata la rovina dell’esistenza dei lavoratori del XXI secolo, ma implementando solo alcune pratiche, la posta elettronica può tornare ad essere uno strumento per un lavoro efficace. Alcuni consigli:

  • Disattiva le notifiche e controllare la posta elettronica ogni ora.
  • Sposta ogni email dalla tua casella di posta in arrivo la prima volta che la leggi.
  • Utilizza la funzionalità di ricerca con gli operatori di ricerca per ritrovare le e-mail.
  • Impostare solo due cartelle di posta elettronica e utilizza un archivio per i messaggi di posta elettronica.
  • Evitare l’elaborazione individuale di e-mail irrilevanti o meno importanti (es. newsletter).
Come spendere meno tempo controllando le email ogni giorno

Qui ci sono altri cinque suggerimenti per ottenere il controllo della vostra email e ridurre la quantità di tempo che trascorri su di essa.

Pianifica

Non controllare la posta elettronica, pianifica. Il controllo delle email va pianificato e programmato come un qualsiasi altro compito. Prova ad impostare una routine con promemoria sul calendario e controlla la posta al massimo tre volte al giorno: utilizza gli orari in cui ti senti più produttivo.

Basta CC

Un modo semplice per ridurre la quantità di tempo che trascorri sulle email è quello di fermare il copia conoscenze che inviamo a così tante persone sulle nostre email.

Fondamentalmente, meno email inviate, meno riceverete

Kevin Kruse

Una grande azienda energetica ha riferito di aver ridotto il traffico totale di e-mail di oltre il 50%, addestrando le persone a pensarci due volte prima di inviare un’e-mail

Kevin Kruse

Filtra le email

Un altro modo per ridurre drasticamente il tempo che trascorri sulla posta è filtrare alcuni tipi di messaggi in cartelle separate. Usa la funzione di regole del tuo provider di posta elettronica per inviare messaggi meno importanti, come cc e newsletter, per alternare cartelle che possono essere gestite a tuo piacimento.

Più si usano le regole per fare scelte consapevoli e coerenti su quali email hanno bisogno della vostra attenzione, meno tempo ed energia spenderai per messaggi che non sono così importanti come il lavoro o le attività personali per cui avete realmente bisogno di tempo.

La posta non è una todo list

La gente spesso usa la propria casella di posta elettronica come seconda lista di cose da fare, lasciando i messaggi da gestire in un secondo momento.

In questo ci aiuta la regola delle 4D di Kruse: quando elabori una mail chiediti se la puoi delegare/inoltrare; se non puoi farlo chiediti se puoi farlo in meno di cinque minuti.

Se la risposta è si porta a termine il compito, altrimenti rinvia a dopo. Invece di lasciarlo nella casella di posta in arrivo, crea un evento sul tuo calendario scegliendo data e ora in cui portare a termine l’attività.

Informa gli altri

Hai maggiori probabilità di ridurre la quantità di tempo che dedichi alla posta elettronica se fai conoscere le tue intenzioni agli altri: parlane con i colleghi, nello spirito di massimizzare la tua produttività, elaborerai le e-mail solo in determinate ore del giorno, e le notifiche e-mail verranno chiuse.

Chiedi se va bene e stabilisci un sistema per sapere come puoi essere contattato per richieste stringenti in termini di tempo..magari tramite SMS oppure una telefonata.

È meglio essere pazienti con se stessi e sapere che ci vorrà del tempo prima di rendersi conto psicologicamente di non aver bisogno di spendere tanto tempo nelle e-mail come si fa oggi.

Kevin Kruse

Ridurre le e-mail significa cambiare le vecchie abitudini, e questo può richiedere un po’ di tempo.

E’ tempo di lasciare le nostre abitudini e le nostre intuizioni e di recuperare il nostro tempo e finalmente avere la nostra email sotto controllo.

E’ giunta l’ora di cambiare

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