Programmazione settimanale: organizza la settimana senza stress

TL;DR

1. Risposta breve La programmazione settimanale e il metodo con cui trasformi obiettivi mensili o annuali in azioni distribuite nei prossimi sette giorni.
2. Funziona perche riduce il carico cognitivo: smetti di tenere tutto in testa e inizi a vedere il lavoro in un calendario reale.
3. Schema rapido per pianificare la settimana Fase Domanda Output Obiettivo Cosa deve avanzare davvero?
4. 1-3 risultati settimanali Scomposizione Quali passi servono?

Risposta breve

La programmazione settimanale e il metodo con cui trasformi obiettivi mensili o annuali in azioni distribuite nei prossimi sette giorni. Funziona perche riduce il carico cognitivo: smetti di tenere tutto in testa e inizi a vedere il lavoro in un calendario reale.

Schema rapido per pianificare la settimana

Fase	Domanda	Output
Obiettivo	Cosa deve avanzare davvero?	1-3 risultati settimanali
Scomposizione	Quali passi servono?	Azioni piccole e visibili
Calendario	Quando lo faccio?	Blocchi orari realistici
Revisione	Cosa correggo?	Una settimana migliore della precedente

Approfondisci nel blog: abitudini e sistemi · procrastinazione · concentrazione · identità e cambiamento · stoicismo pratico.

La regola delle tre cose importanti

Non riempire ogni giorno con dieci priorita. Dieci priorita non sono priorita: sono una resa mascherata da ambizione. Scegli al massimo tre cose importanti al giorno. Il resto va in lista secondaria.

Link utili per approfondire

• Per collegare pianificazione e focus, leggi gestione del tempo.
• Se vuoi lavorare a blocchi, approfondisci la tecnica del Pomodoro.
• Per evitare il sovraccarico, vedi come restare concentrati sulle cose importanti.
• Fonte esterna: la guida di Todoist sul time blocking.

Padroneggiare la programmazione settimanale personale ti catapulterà non solo a sapere cosa vuoi, ma anche a essere meglio impostato per raggiungere i tuoi obiettivi. La programmazione settimanale è proprio quello che sembra, organizzare il tuo programma personale grazie a degli incrementi settimanali, invertendo il tuo modo di raggiungere ciò che ti sei prefissato di fare entro la fine del mese o dell’anno.

Ma perché la programmazione settimanale, in particolare?

In una settimana hai abbastanza giorni per fare progressi significativi sui tuoi obiettivi, mentre puoi facilmente tenere in mente una panoramica mentale dei tuoi compiti per rimanere concentrato. È l’equilibrio perfetto.

Pianificazione personale per ridurre il carico cognitivo (e renderti più produttivo)

La programmazione settimanale ha molti benefici. Dall’ottenere di più, alla chiarezza, ma a mio parere, il più grande beneficio è la riduzione dello stress.

Programmando i tuoi compiti giorno per giorno nel corso della settimana, riduci il tuo carico cognitivo, la quantità di cose che devi tenere memorizzate nella tua mente. La teoria del carico cognitivo afferma che più informazioni si devono conservare nella mente contemporaneamente, meno si è in grado di completare un compito.

Quindi come si riduce il carico cognitivo? Facendo uscire le informazioni dalla vostra testa e mettendole in un sistema, che sia un quaderno, una lista di cose da fare, un programma.

All’interno della teoria del carico cognitivo c’è il concetto di “spazio del problema”:

Lo spazio di problema è il divario tra la situazione attuale e l’obiettivo desiderato. Se questo è troppo grande, la memoria di lavoro delle persone viene sovraccaricata.

Per ridurre lo spazio dei problemi, dovrai dividere i compiti più grandi in altri più piccoli. Inoltre, creare un percorso chiaro per portarli a termine riduce anche lo spazio dei problemi. È qui che entra in gioco la creazione della programmazione settimanale.

Come organizzare la vostra programmazione settimanale

Quando si inizia a sviluppare programmi settimanali personali, si visualizza essenzialmente l’obiettivo finale desiderato per un periodo di tempo più lungo (come un mese), e si divide il compito principale in sottoinsiemi più piccoli, settimanali, e poi alla fine, mensili.

Invertendo i vostri obiettivi, sarete in grado di sentirvi sicuri dei vostri progressi, sia che stiate appena iniziando, sia che siate vicini al vostro obiettivo. Poiché sai che sei sulla buona strada, puoi fidarti del sistema che hai messo a punto.

Avendo una chiara visione dei tuoi prossimi compiti, passerai meno tempo tra un compito e l’altro per identificare il tuo prossimo passo.

Passo 1: Identificare i tuoi obiettivi a lungo termine

Il primo passo consiste nell’identificare ciò che stai cercando di ottenere. Poiché stiamo guardando i nostri obiettivi con un approccio mensile, ti consiglio d’identificare bene il tuo obiettivo mensile.

Ecco alcuni esempi:

·      Un progetto importante che deve essere completato (es. Il lancio di un sito web, un report per un cliente importante o il lancio di prodotto e/o servizio);

·      Raggiungere un certo livello di risultati (es. Risultati di vendita, perdita di peso, quantità di post che devi pubblicare);

·      Raggiungere una quantità di qualcosa che stai cercando di ottenere (es. Pubblicare 5 post sul blog, ottenere tre nuovi clienti).

Passo 2: Dividi i tuoi obiettivi mensili in quattro passi uguali

Supponendo che un mese abbia in media 4 settimane, all’interno della tua programmazione settimanale dividi il tuo compito principale in quattro parti uguali che puoi inserire in ogni settimana.

Per esempio, questi compiti potrebbero essere:

·      Scrivere una proposta

·      Inviarla ai potenziali clienti

·      Firmare un contratto

·      Attuare il compito

Indipendentemente dai compiti, assicurati che siano abbastanza ampi in modo da poter identificare vari sotto compiti.

Passo 3: Dividi il tuo obiettivo settimanale in passi strategici

Qui è dove diventiamo specifici. Per ognuno dei tuoi obiettivi settimanali, identifica ogni piccolo passo che deve essere fatto per raggiungere il risultato desiderato.

Questo potrebbe essere:

·      Ricercare i tuoi potenziali clienti, identificando 10 di loro che vuoi avvicinare.

·      Identificare e scrivere la tua proposta di valore unico.

·      Scrivere una proposta.

·      Progettare la tua proposta.

·      Preparare l’e-mail che userai per lanciare la proposta.

·      Chiedere ai contatti di presentazioni calde che potrebbero avere con i tuoi potenziali clienti.

Questi sono tutti esempi per un progetto di vendita immaginario, ma auspico che ti aiutino a capire i tipi di compiti che puoi identificare.

Il punto qui è: più dettagliato è, meglio è. Se è qualcosa che deve essere fatto, scrivilo.

Fase 4: Popola il tuo calendario settimanale

Quando hai identificato i compiti più piccoli per la settimana, ora puoi inserirli nel tuo calendario settimanale (nell’ordine in cui devono essere fatti, ovviamente).

Distribuiscili uniformemente per tutta la settimana, in modo da non avere troppe cose da fare in un solo giorno. Qui la programmazione settimanale arriva ad un punto di svolta.

Suggerimento: non elencare più di tre cose importanti da fare per un giorno. Può diventare troppo scoraggiante e sarete di nuovo al punto di partenza, guardando una montagna apparentemente insormontabile di un compito da affrontare.

Una volta fatto questo, puoi popolare il tuo calendario settimanale con altri compiti regolari. Per esempio, se avete un mercoledì mattina settimanale, programmatelo. Se sai che devi scrivere una recensione settimanale, programma anche quella.

O elencate i vostri compiti in ordine di rilevanza, o aggiungete momenti specifici della giornata per affrontare ogni compito, una forma di blocco del tempo.

Alla fine di questo processo, avrete una chiara programmazione settimanale di compiti che devono essere fatti, che vi guiderà anche verso i vostri obiettivi.

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Domande frequenti