I meeting sono un elemento essenziale della vita lavorativa e possono essere un’opportunità per collaborare, prendere decisioni importanti e fare progressi significativi. Tuttavia, spesso i meeting possono diventare inefficaci e consumare tempo prezioso senza produrre risultati concreti. In questo articolo, scoprirai modi efficaci per essere produttivi durante i meeting, migliorando così l’efficienza e l’efficacia delle riunioni aziendali.
Ci sono modi per essere produttivi durante un meeting. Nel mondo del lavoro di oggi, i meeting sono un male necessario. Può essere difficile rimanere vigili e impegnati, soprattutto se sono lunghi o noiosi. Ecco alcuni suggerimenti.
Un meeting è spesso una cosa temuta da far comparire nel tuo calendario: cosa c’è di più noioso che essere bloccati in un ufficio con un gruppo di altre persone che non vogliono davvero essere li?
Tabella dei Contenuti
Il vero problema dei meeting
Odio i meeting. Se si analizza davvero la maggior delle riunioni di lavoro, si vedrà come sono un enorme spreco di tempo. Nell’ora (quando va bene) in cui rimaniamo seduti, avremmo potuto ottenere 10 volte di più se solo avessimo lavorato da soli o con il nostro team.
I meeting dovrebbero avere sempre un valido motivo per essere tenute: ma le possibilità di raggiungere un punto in cui si parla dello scopo originale sono basse. In realtà, ci sono molte ragioni che potrebbero anche portare a non arrivare mai a parlare di ciò che si intendeva fare.
Il motivo è questo: ogni singola persona nel vostro meeting avrà tenuto per quest’occasione tutti i problemi di cui vuole parlare. Ogni persona potrebbe avere più problemi da discutere, e ogni problema potrebbe richiedere molto tempo per essere risolto.
Questo porta a far sì che l’intero tempo di riunione designato sia assorbito da discussioni che non sono collegate allo scopo della riunione (!). Quindi, alla fine la riunione succhia tutto il tempo, interrompendo l’intera giornata di lavoro. Che disastro!
Innanzitutto, assicurati che tutti coloro che partecipano alla riunione debbano effettivamente essere presenti. Non è necessario avere 10 persone in una riunione quando solo tre di loro sono direttamente coinvolte nell’argomento in questione.
In secondo luogo, iniziare la riunione in tempo e terminarla in tempo. Questo mostra rispetto per il tempo di tutti e mantiene l’incontro concentrato.
Terzo, avere un programma chiaro per la riunione e attenersi a esso. Ciò contribuirà a mantenere la riunione in carreggiata e impedire che si allontani dallo scopo principale.
Trovo che sia meglio dire no alle riunioni in anticipo. Dico solo: “Scusa, non posso farcela. Sono legato a un progetto in questo momento“. E questo è sempre vero. Ho sempre avuto progetti su cui sto lavorando che sono più importanti di una riunione.
Importanza di una Pianificazione Adeguata
Per essere produttivi durante un meeting, è fondamentale una pianificazione adeguata. Prima del meeting, assicurati di avere un ordine del giorno chiaro e ben strutturato. Definisci gli obiettivi del meeting e identifica i punti chiave che devono essere discussi. Inoltre, comunica l’ordine del giorno a tutti i partecipanti in anticipo, in modo che possano prepararsi adeguatamente. Una pianificazione ben definita aiuta a essere produttivi durante i meeting focalizzato e mirato ai risultati.
Ora, probabilmente non sarai in grado di rifiutare la maggior parte delle riunioni, quindi ecco alcuni suggerimenti per rendere le riunioni più efficaci:
Ogni riunione dovrebbe avere un ordine del giorno
La gente dovrebbe sapere, in anticipo, cosa verrà discusso, in modo da poter essere preparati. L’ordine del giorno dovrebbe includere il risultato desiderato che si vuole centrare. Se non è all’ordine del giorno in anticipo, dovrebbe essere la prima cosa che si presenta alla riunione, proprio quando (o anche appena prima) inizia la riunione: cosa si vuole realizzare nella riunione?
Bisogna essere rigorosi e chiarire che altre questioni possono essere affrontate meglio con altri mezzi di collaborazione.
L’ideale è dividere la riunione in punti in modo che alcune persone possano lasciare e continuare il loro lavoro se quel punto non è rilevante per il loro ruolo.
Aumenterà la produttività e il morale se le persone sentono che il loro tempo non viene più sprecato. Se ci sono piccole quantità d’informazioni che le persone possono aver perso, chiedete a qualcuno di conservare i verbali delle riunioni e inviateli a tutte le persone coinvolte.
Prendere appunti su punti importanti, in particolare sulle azioni successive
Contrassegnare le azioni successive con frecce o asterischi o qualcosa del genere, funziona poiché potrai vedere a colpo d’occhio le cose da fare in un secondo momento.
Tutti dovrebbero lasciare la riunione sapendo quali decisioni sono state prese e cosa tutti devono fare successivamente. Raccogliete tutte le azioni successive alle vostre liste di cose da fare subito dopo la riunione, in modo da non dimenticarle.
Se siete ancora bloccati in una riunione completamente inutile, portate la vostra agenda/quaderno/tablet/todo list ecc, nella riunione. Almeno si può usare quel tempo in modo produttivo, facendo scorrere le vostre cose che avete bisogno di leggere o fare. Mi piace anche usare questo tempo per fare brain storming per idee o pianificare progetti.
Cosa fare se la tua voce non è ascoltata?
Ognuno ha qualcosa da dire, e ognuno ha qualche contributo da dare, altrimenti non sono necessari all’incontro. Il problema è che, come sappiamo, alcune persone sono molto più fiduciose di altre e possono finire per dominare la riunione, mentre i più tranquilli potrebbero non avere mai la possibilità di parlare.
Metti subito in chiaro qual è sono le tue aspettative dalla riunione, chiarificando che hai un intervento da fare su uno degli argomenti all’ordine del giorno.
La migliore strategia a lungo termine è quella di convincere gli altri colleghi che la maggior parte delle riunioni sono una perdita di tempo e che le riunioni, devono svolgersi in maniera breve ed efficace. Conosco qualcuno che ha installato un piano di lavoro, senza sgabelli, come sala conferenze del suo ufficio.
Se la gente vuole incontrarlo, deve farlo in piedi.
Si tratta di riunioni piuttosto brevi.
In conclusione per essere produttivi durante un meeting:
- Partecipa agli appuntamenti
- Prendi appunti e condividili
- Ascolta e parla quando è il tuo turno
- Poniti degli obiettivi
- Fai una pausa ogni tanto
- Incoraggia gli altri
Le riunioni sono essenziali per la collaborazione del team, ma possono anche essere enormi perdite di tempo. Non è raro che le riunioni si trascinino per ore, con solo poche decisioni prese.
Conclusioni
In conclusione, per massimizzare la produttività durante un meeting, è fondamentale una pianificazione adeguata, l’utilizzo saggio del tempo, un coinvolgimento attivo dei partecipanti, una comunicazione concisa ed efficace e l’uso appropriato delle tecnologie. Seguendo queste strategie, sarai in grado di ottenere risultati significativi e sfruttare appieno le potenzialità dei tuoi incontri di lavoro.
Domande Frequenti
1. Quanto tempo dovrebbe durare un meeting produttivo?
La durata di un meeting produttivo dipende dalla complessità degli argomenti da discutere. Tuttavia, è consigliabile mantenere il meeting entro un’ora o un’ora e mezza per garantire l’attenzione e l’interesse dei partecipanti.
2. Come posso gestire i partecipanti che monopolizzano la conversazione durante un meeting?
Se un partecipante tende a monopolizzare la conversazione, puoi adottare alcune strategie per gestire la situazione. Ad esempio, puoi fare domande agli altri partecipanti per coinvolgerli attivamente nella discussione o puoi proporre di assegnare tempi di intervento equi a ciascun partecipante.
3. Quali sono i vantaggi di utilizzare strumenti di videoconferenza durante i meeting?
L’utilizzo di strumenti di videoconferenza durante i meeting offre diversi vantaggi. Consente la partecipazione di persone remote, riduce i costi di viaggio e favorisce la collaborazione in tempo reale attraverso la condivisione dello schermo e altre funzionalità interattive.
