Tutti procrastinano, che siamo disposti o meno ad ammetterlo. Il trucco è trasformare la procrastinazione mentre portiamo a termine altre attività
Questa è un’abilità che ho acquisito quando ho iniziato a praticare il sistema di produttività Getting Things Done di David Allen, che ho scoperto per la prima volta, 7 anni fa. Per comodità in rete se vuoi sapere di più lo trovi con l’acronimo GTD.
Questo metodo dimostra che è possibile affrontare tutti gli impegni senza ansia. Il punto di partenza è semplice: la produttività è direttamente proporzionale alla capacità di sapersi rilassare, perché solo con una mente sgombra i pensieri possono essere sistematici e la creatività può generare risultati.
Detto, fatto, per riprendere il titolo del libro più famoso di Allen.
Depennare ogni voce dalla lista delle cose da fare per lasciare spazio agli obiettivi a lungo termine piacerebbe a tutti, ma non è mai così semplice.
Non vuol dire che sia impossibile, però.
L’obiettivo? Una maggiore efficienza e un minore stress.
Allen ritiene che sia impossibile tenere tutto sotto controllo quando si hanno troppi pensieri per la testa. Il GTD è il modo di affrontare gli impegni senza sovraccaricarsi di lavoro e mantenendo la mente abbastanza libera per stabilire le priorità.
Allen suggerisce di creare una lista specifica di attività a basso consumo energetico, da completare quando non si ha voglia di fare altro.
Forse è il momento di cancellare un mucchio di file e documenti dal desktop (sia fisici che virtuali). Forse è il momento di passare attraverso la tua casella di posta elettronica e annullare l’iscrizione a tutte quelle newsletter, e e-mail di marketing che non vuoi più ricevere.
Se hai intenzione di farlo, rendi il compito ancora più facile cercando nella tua e-mail la parola “unsubscribe” e/o “cancellati” e poi scorri la lista di ciò che trovi (saltando la newsletter di questo blog…ça va sans dire).
Perché hai bisogno di una lista di attività a bassa intensità di stress? Perché tutti noi abbiamo bisogno di qualcosa da fare, mentre rimandiamo il resto del nostro lavoro.
La verità è che la maggior parte di noi non procrastiniamo perché siamo pigri o immotivati. Evitiamo certi tipi di compiti per tre grandi ragioni:
- Non siamo sicuri di come iniziare / siamo ansiosi di iniziare;
- Non c’è abbastanza tempo per entrare nel compito prima del nostro prossimo incontro/appuntamento, ecc.;
- Abbiamo appena completato una sessione di lavoro difficile e abbiamo bisogno di una pausa.
Per decenni, la ricerca psicologica è stata in grado di spiegare la procrastinazione come un problema di funzionamento, non una conseguenza della pigrizia.
Quando una persona non riesce ad avviare un progetto che gli sta a cuore, è tipicamente dovuto:
- all’ansia per il fatto che i suoi tentativi non sono “abbastanza buoni”;
- alla confusione su quali siano i primi passi del compito da compiere.
Non è questione di pigrizia. Infatti, la procrastinazione è più probabile quando il compito è significativo e l’individuo si preoccupa di farlo bene.
Consiglio
Non usare il perfezionismo come sostituto della procrastinazione. Non importa quanto inesperto, poco preparato tu ti possa sentire, entra subito in azione.
Quindi abbiamo una parte significativa di lavoro da completare, ci teniamo a farla bene. Ma non possiamo farlo adesso, per nessuno dei motivi sopra elencati. Il che significa scorrere i social media o leggere articoli (come questo) o decidere che è finalmente il momento di affrontare quel grosso residuo appiccicoso che è stato sull’angolo della nostra scrivania per chissà da quanto tempo.
Il che va bene. Infatti, fare questo tipo di attività “senza stress” può aiutarci quando è il momento di tornare al compito che dobbiamo svolgere, come può testimoniare chiunque abbia avuto un click mentre faceva la doccia, in una passeggiata, o mentre stirava il bucato.
Naturalmente, pochi di noi possono fare la doccia o piegare il bucato nel bel mezzo della giornata lavorativa. Ma possiamo trovare un sacco di opzioni di procrastinazione senza stress ma produttive mentre siamo al lavoro.
Ad esempio puoi scomporre un compito particolarmente rognoso, in piccoli pezzi più gestibili: sarà meno divertente, ma è meno pesante. Oppure prenditi qualche minuto per chiacchierare con un collega. Questo tipo di connessione positiva, può seriamente migliorare la nostra soddisfazione.
Un altra strategia è quello di avere una lista di cose non urgenti, non difficili da fare ogni volta che il tuo cervello ha bisogno di tempo per riposare – e dato che creare una lista di questo tipo è un eccellente elemento non urgente, non difficile, puoi iniziare da lì la prossima volta che senti il bisogno di procrastinare.
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