I principi del metodo Agile nella gestione dei progetti innovativi e complessi, ha vantaggi sia nell’organizzazione aziendale sia nella tua vita
Prima di parlarti del metodo Agile, ti faccio una premessa: un elenco di cose da fare può aiutarti a tenere traccia delle attività che devi completare per organizzare la tua vita.
Ma quando si tratta di completare effettivamente questi compiti, è tutta un’altra storia. È difficile decidere quali attività devi svolgere per prima: si cade nella tentazione di iniziare con le cose più facili, tendendo a procrastinare le attività più difficili.
Quando porti a termine un’attività, anche la più banale, hai un rilascio nell’organismo di dopamina: pura ricompensa di benessere per il nostro cervello.
Ovviamente a volte anche i piccoli compiti sembrano cime dell’Everest, specialmente quando scorri tutta la lista delle cose da fare.
Se invece hai bisogno di un metodo più facile, qui ti parlo di Todoist un app per gestire tutti i tuoi impegni.
Una breve introduzione all’Agile
Il metodo Agile è stato creato nel 2001 con l’intento di risolvere uno dei maggiori problemi: non c’è mai abbastanza tempo e budget per completare tutti i requisiti di un progetto.
Prima di Agile, la maggior parte dei team di sviluppo seguivano il modello Waterfall (in italiano “a cascata”).
Nel metodo Waterfall l’azienda fornisce al proprio team un insieme lungo e complesso di requisiti e si aspetta che tutte le richieste siano completate in tempo e nei limiti del budget assegnato.
Il tempo, la portata e il budget sono tutti fissi. Il metodo Agile prevede step simili al Waterfall con la differenza che lavora su step più piccoli e misurabili in termini di tempo, sforzo e budget.
In sintesi scegli i requisiti più importanti, ed assegni le priorità, completando ad esempio 5 attività su un progetto che ne prevede 15.
Imposta le tue priorità
Che si tratti di imparare una nuova lingua oppure di iniziare quel master che tanto di piace, tutti i progetti hanno varie attività che vanno completate in un determinato tempo.
Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è quello di creare una lista di priorità. Se disponi di una lista di 20 attività ognuna di queste riceverà un numero compreso tra 1 e 10.
Due attività non possono essere entrambe prioritarie.
Imposta il livello di criticità
Ci sono quattro livelli di criticità che sono comunemente usati in Agile:
- Critico – I compiti critici devono essere completati e non sono in discussione;
- Alto – I compiti ad alta priorità sono cose che non sono assolutamente critiche, ma che si desidera più di ogni altra cosa sulla lista.
- Medio – Le attività a priorità media sono cose che vuoi ancora, ma cose che vuoi meno delle alte priorità. Si potrebbe sicuramente vivere senza di loro.
- Basso – Le attività a bassa priorità sono piacevoli da avere, ma non prioritarie.
I compiti critici sono in cima alla lista di priorità. Dal momento che devono essere tutti completati, le classifiche assegnate rappresentano davvero l’ordine in cui si prevede di completarli.
Questi sono seguiti da attività con livelli di criticità elevati, poi medi, infine bassi. Per ottenere il massimo valore dalla priorità del metodo Agile, suddividi ogni elemento in attività più piccole possibili. Perché?
Perché un compito grande può rappresentare 10 piccoli compiti, ma questi 10 piccoli compiti potrebbero non essere tutti ugualmente importanti.
Il metodo Agile per il lavoro e i progetti personali
Le tecniche di agile possono essere applicate per ottenere di più in qualsiasi settore e lavoro, e anche nella vita privata.
Ecco alcuni esempi:
Scrivere un libro. Inizia a fare brainstorming e scrivi il maggior numero possibile di idee.
Quale argomento tratterà il libro? Quali fonti utilizzo? Quale sarà il titolo? Quando dovrei pubblicarlo? Chi lo pubblicherà? Come lo promuovo? Come lo commercializzo? Ecc.
Dai priorità all’elenco finale e completa le attività in ordine di priorità per arrivare alla fine con il tuo libro pubblicato. Inoltre, prenditi regolarmente del tempo per ridefinire le priorità.
Comprare casa. Devi trovare una casa, fare un’offerta, ottenere un mutuo. In cima a ciò, è necessario traslocare, acquistare nuovi mobili, svuotare la cantina ecc..
Semplifica la tua lista di cose da fare dandoti priorità.
Soddisfare i tuoi obiettivi annuali al lavoro. Suddividi gli obiettivi complessi in piccole attività, e classifica tali attività rispetto alle altre voci della tua lista giornaliera/settimanale da fare.
Avrai bisogno di ridefinire frequentemente le priorità, ma l’elenco manterrà i tuoi obiettivi a lungo termine freschi nella tua mente e ti aiuterà a decidere quali attività sono più importanti e su cui devi concentrarti.
Che strumenti usare?
Per le funzionalità di base, utilizza Excel, oppure Google Sheets.
Ognuno di questi strumenti consente di creare gratuitamente fogli di calcolo che funzionano in modo simile a un elenco scritto a mano, ma con l’aggiunta del bonus che consente di tagliare, incollare e aggiungere facilmente le righe.
Per avere ancora più funzioni, usa un’applicazione come Trello.
Qui un esempio di alcune bacheche:
Con Trello, è possibile: trascinare e rilasciare le attività per dare loro la priorità attività con codice colore per indicare i livelli di criticità, aggiungere le date di scadenza, condividere la lista con più utenti, ecc.
Vuoi un esempio?
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