Evita il lavoro non necessario

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I compiti urgenti ti distraggono e distolgono l’attenzione dalle cose veramente importanti, inizia liberandoti da tutto quello che non è necessario

Evita il lavoro non necessario

Come ogni venerdì continua questa una pubblicazione a puntate, su alcuni piccoli consigli e trucchi che sono progettati per renderci più produttivi. Alla fine della serie li pubblicherò tutti insieme per avere una visione ampia, e magari ne faccio un ebook.

Se ti piace come idea, scrivimelo nei commenti!

Se ti sei perso/a il consiglio della scorsa settimana abbiamo parlato di come sia importante iniziare la nostra giornata con i compiti più difficili. Trovi l’articolo qui.

Consiglio di produttività #4 Evita il lavoro non necessario

Come si fa a sapere se il lavoro è necessario o meno? Devi prima di tutto conoscere quali sono i tuoi obiettivi e cosa devi fare per perseguirli attraverso il lavoro che svolgi ogni giorno. Le tue azioni sono in linea con gli obiettivi della tua azienda? Il lavoro che devi consegnare è quello che ti ha chiesto il tuo cliente? Ecc. ecc.

Se non ridefinisci tutto ciò che non è essenziale, perderai il tuo tempo.

Faccio un esempio: stai lavorando ad una presentazione, ed all’improvviso compulsi la mail e ti trovi ad aver risposto a clienti/colleghi e le attività che devi fare ti danno l’impressione di aumentare..e la tua presentazione? Ti assicuro che ci vorranno altri 20 minuti per ritrovare la concentrazione.

In sintesi: hai buttato in ora.

Sei produttivo solo se stai facendo un lavoro che ti porta verso un obiettivo.

Qualcuno ti chiama, e dice che ha bisogno di qualcosa subito. Valuta quanto sia urgente la questione. E’ urgente per te? O per il tuo interlocutore?

E’ necessario che questa richiesta venga fatta immediatamente, mettendo da parte tutto il resto? Se parliamo del tuo principale cliente, magari è importante; ma se è solo un tuo collega che ti sta passando un patata bollente, ovvero un attività che lui non vuole fare, allora questo è un lavoro inutile per te.

Se segui le urgenze degli altri, stia solo sprecando il tuo tempo.

E’ importante mantenere in ordine le tue to do list: io – ad esempio – ogni sabato mattina faccio una revisione delle attività, guardando ogni singolo compito e mi chiedo se è veramente necessario, e verso quale obiettivo mi sta facendo progredire.

Inizia a dire no

Evita il lavoro non necessario

E questo passo successivo è altrettanto importante: man mano che entrano in gioco nuovi compiti, inizia a dire no a quelli non sono necessari.

Valuta ogni richiesta. Se non è necessario, comunica alla persona che semplicemente non hai il tempo di farlo. Comunica agli altri di avere dei progetti ad alta priorità che devono essere realizzati in tempi brevi, e che ti rammarichi di non essere in grardo di aiutarlo/a.

Prova ad individuare qualcuno che potrebbe aiutarlo/a. Devi essere gentile, ma dispiaciuto. Se è il tuo capo, potresti aver bisogno di parlare con il tuo capo delle priorità e degli obiettivi.

Assicurati di essere entrambi chiari su quali sono i vostri obiettivi di lavoro, e chiedi che compiti estranei ai tuoi obiettivi siano assegnati a qualcun altro. Comunica al tuo capo che i compiti extra ostacolano la tua produttività.

Se non fai questi passi e continui a dire si a tutto, allora sarai sovraccaricato di lavoro che semplicemente non c’è bisogno di fare. Taglia i compiti non essenziali, e concentrati su quelli che contano davvero.

Ricapitolando questi sono i primi 4 consigli per essere produttivi:

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