La più grande bugia sul multitasking

Quando ho iniziato a scrivere sul multitasking, il mio obiettivo era quello di rivedere e presentare alcuni studi scientifici che mostrassero esattamente come il multitasking influisce sulla produttività. Perché influisce sicuramente sulla produttività, giusto? Lo sento dire in continuazione.

La più grande bugia sul multitasking

A quanto pare, non ho trovato molto a sostegno di questa affermazione. In realtà, ho trovato uno studio che ha dimostrato che il multitasking rende le persone più produttive.

Quello che ho scoperto, però, è che anche se il multitasking avesse un impatto sulla produttività, sarebbe il meno dannoso dei suoi effetti collaterali. I veri costi del multitasking sono la salute mentale, la felicità, la concentrazione e la capacità di imparare cose nuove.

Quindi la vera ragione per cui non si dovrebbe fare più cose non è che si vuole fare di più. È perché ti prendi cura del tuo benessere.

Cos’è il Multitasking?

Spesso pensiamo al multitasking come se facessimo più di una cosa contemporaneamente: Guardare i video di YouTube mentre chiacchieriamo con gli amici sul gruppo Whatsapp, o guidare mentre parliamo al telefono.

Il multitasking è sia fare più cose contemporaneamente (come guidare e parlare al telefono) che alternare tra compiti diversi invece di finirne uno e passare all’altro (come rispondere alle email in modo incrementale mentre si lavora ad un progetto più grande). Almeno, questa è la definizione ampliata che offre il neuroscienziato cognitivo Paul W. Burgess.

Quando si definisce il multitasking in questo modo, si descrive la giornata lavorativa media di un impiegato.

Stiamo tutti dividendo il nostro tempo tra attività più grandi e con priorità più elevate, e interruzioni con priorità più bassa, meno dispendiose in termini di tempo, che arrivano via e-mail, testo, chat e interruzioni dei colleghi che arrivano sulla nostra postazione di lavoro. Se permetti a tutte queste interruzioni di attirare la tua attenzione nel corso della giornata, hai messo il pilota automatico su “multitasking”.

Il multitasking potrebbe effettivamente renderti più produttivo.

Il tempo necessario per smettere di fare un’operazione e concentrarsi su un’altra si misura al meglio in millisecondi.

Questo è ciò che molti ricercatori hanno trovato mentre studiavano l’impatto del cambio di attività. Hanno testato una varietà di diversi tipi di attività e hanno scoperto che raramente ci vogliono più di due secondi per eseguire i processi di controllo mentale che sono necessari per passare da un compito all’altro.

Ma questo sembra essere in conflitto con le statistiche che ho visto frequentemente citate, secondo le quali ci vogliono 23 minuti per focalizzarsi dopo un’interruzione.

Questo perché la statistica dei 23 minuti è spesso citata erroneamente.

Proviene da una ricerca condotta da Gloria Mark, Daniela Gudith e Ulrich Klocke. Nel loro studio, 48 partecipanti hanno avuto un compito principale su cui concentrarsi, ma sono stati anche indirizzati a occuparsi di altri compiti al loro arrivo (ad esempio, le interruzioni via e-mail).

Quando le persone sono state interrotte, sono passati in media 23 minuti e 15 secondi tra il momento dell’interruzione e il punto in cui i partecipanti hanno ripreso a lavorare sul compito principale. Quindi i 23 minuti non sono la quantità di tempo che ci vuole per rimettere a fuoco dopo aver cambiato attività; include il tempo necessario per completare l’attività che ti ha interrotto.

E anche se una pausa di 23 minuti a causa di un’interruzione non è una quantità di tempo insignificante, i ricercatori hanno scoperto qualcosa di interessante. Le persone che sono state interrotte, sono riuscite a completare i loro compiti principali in meno tempo rispetto alle persone che non sono state interrotte.

Quindi il multitasking non ti rende necessariamente meno produttivo. In effetti, può renderti più produttivo. Ma prima di assumere il multitasking come nuovo trucco di produttività, ci sono un sacco di altre cose da considerare.

Come il multitasking influenza la salute mentale

I risultati dello studio non sono tutti rose e fiori: “Il lavoro interrotto può essere fatto più velocemente, ma ad un prezzo”, scrivono. “Dopo soli 20 minuti di lavoro interrotto, le persone hanno riferito di stress, frustrazione, carico di lavoro, sforzo e pressione significativamente più elevati”. 

Quindi è possibile che si possa svolgere più compiti per tutto il giorno con un impatto minimo o nullo sulla produttività o sulla qualità del lavoro che si produce. Ma dietro le quinte, tutto questo multitasking ha probabilmente un impatto sulla salute mentale e sul benessere generale.

Inoltre, Gloria Mark ha condotto uno studio successivo che ha scoperto che, anche se il multitasking attraverso le interruzioni ti rende più produttivo, è probabile che tu ti senta come se non fossi produttivo.

E sentirsi meno produttivi, si ripercuote anche sulla tua salute mentale. Il secondo studio ha scoperto che le persone che si sentivano produttive nel corso della giornata hanno riferito di avere umori più positivi alla fine della giornata.

Ma più spesso le persone sono state interrotte da e-mail, hanno cambiato attività sullo schermo del computer o hanno partecipato a discussioni faccia a faccia, più è probabile che avessero la sensazione di non essere stati produttivi.

I ricercatori hanno concluso che “la produttività è altamente correlata con gli effetti positivi. Quindi, la produttività soggettiva potrebbe essere un barometro della felicità sul posto di lavoro”.

In altre parole, se sentite di non essere produttivi, probabilmente avete meno probabilità di sentirvi felici al lavoro.

Come il multitasking influenza la capacità di imparare cose nuove

Uno studio di ricercatori dell’Università dell’Oregon ha rilevato che i multitasker cronici sono anche meno in grado di concentrare la loro attenzione sui compiti.

I ricercatori hanno confrontato due gruppi di persone – quelli che regolarmente fanno multitasking e quelli che non lo fanno – e condotto tre esperimenti per vedere se le persone che hanno preferito il multitasking si concentrano meglio, hanno ricordi migliori, o sono in grado di cambiare contesto più velocemente.

I multitasker cronici hanno dato risultati peggiori in ogni singolo esperimento.

I risultati hanno suggerito che le persone che preferiscono il monotasking erano maggiormente in grado di concentrarsi completamente sui nuovi compiti quando li assumono, mentre i multitasker cronici tendevano a tenere a mente un po’ di informazioni per tutti i compiti su cui stavano lavorando.

Allora perché è andata così male? Alcuni scienziati spiegano che con il multitasking, “lentamente perdiamo la nostra capacità di concentrarci abbastanza per imparare. L’attenzione è essenziale per l’apprendimento”. Quindi, indipendentemente dalla vostra produttività durante il multitasking, è probabile che non stiate crescendo nelle vostre abilità.

Tecnologia e Multitasking

Diversi studi hanno dimostrato che la tecnologia gioca un ruolo importante sia nella nostra tendenza al multitasking che nei nostri elevati livelli di stress.

Uno studio del 2012 ha rilevato che le persone sono meno propense al multitasking e hanno sperimentato meno stress quando non hanno accesso alla posta elettronica.

Un altro studio tre anni dopo ha misurato i livelli di stress di persone che avevano accesso illimitato alle loro email una settimana contro i loro livelli di stress un’altra settimana, dove sono stati autorizzati a controllare le loro email solo tre volte al giorno. 

“Durante la settimana di utilizzo limitato delle e-mail, i partecipanti hanno sperimentato uno stress giornaliero significativamente più basso rispetto alla settimana di utilizzo illimitato delle e-mail”, hanno scoperto i ricercatori. Poi, nel 2017, i ricercatori hanno esaminato l’impatto delle notifiche push.

Con le notifiche push disattivate, i partecipanti erano molto più propensi a segnalare che si sentivano meno distratti e più produttivi. Inoltre, 11 dei 30 partecipanti hanno riferito di sentirsi meno stressati con notifiche push disattivate.

Un altro studio ha anche scoperto che le frequenti interruzioni della tecnologia ci addestrano all’auto-interruzione. Occasionalmente, quando controlliamo le e-mail o le notifiche, troviamo qualcosa di interessante. Questo ci allena a voler effettuare un check continuo sul nostro smartphone.

Alla fine, invece della tecnologia che causa le interruzioni, iniziamo ad interromperci per guardare lo smartphone in cerca di nuove notifiche.

Una volta che siamo bloccati in questo ciclo di auto-interruzione, ci stressiamo a non guardare lo smartphone. Questo punto viene da una ricerca condotta presso il Center for Advanced Hindsight della Duke University.

I ricercatori hanno scoperto che le persone ricevono in media 65-80 notifiche sui loro telefoni ogni giorno. Quando i partecipanti hanno avuto accesso a controllare le notifiche tutte le volte che volevano, si sono sentiti “stressati, infelici, interrotti e non produttivi”.

Dall’altro lato, quando ai partecipanti è stato chiesto di disattivare completamente le loro notifiche, anche questo ha causato stress. Le persone hanno riferito di sentirsi ansiosi e preoccupati di aver perso qualcosa di importante.

Strumenti per aiutarti ad essere Monotask

Se lavori ad un PC con Windows puoi utilizzare Focus Assist per impostate delle ore di silenzio. Se hai un Mac attiva la funzione “non disturbare ” e non riceverai nessuna notifica.

Sia gli iPhone che i telefoni Android offrono funzioni per non essere disturbati, che bloccano tutte le notifiche. Se hai davvero difficoltà a ignorare le notifiche, ci sono un paio di opzioni più aggressive.

Flipd (gratuito per iOS e Android) consente di bloccare lo schermo del telefono per un determinato periodo di tempo. Mentre è bloccato, ti impedisce di utilizzare qualsiasi altra applicazione.

Se pensi che bloccare l’accesso al tuo telefono ti incoraggerà a utilizzare il computer per effettuare il check-in delle notifiche, puoi usare StayFocusd (gratuito su Chrome) per bloccare completamente siti web specifici, o tutti i siti web, per un determinato periodo di tempo.

Se nessuna di queste opzioni ti sembra giusta per te, ce ne sono molte altre da considerare. 

A volte il multitasking è inevitabile. Quello che ho scoperto è che pochissime delle mie notifiche sono importanti, e la gente si abituerà ad aspettare una risposta.

Se riesci a costruire abitudini migliori e a limitare il numero di volte che ti permetti di distrarti mentre cerchi di concentrarti, almeno ti sentirai più produttivo. Questo, a sua volta, vi farà sentire più felici. Sarete anche in grado di concentrarvi su compiti più intensamente, il che vi renderà più facile imparare cose nuove.

E soprattutto, sarete meno stressati.

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