Come aumentare la produttività, massimizzando i risultati e riducendo gli sforzi. 9 semplici tecniche per aumentare la produttività, e imparare a gestire al meglio il proprio lavoro
È stato detto che in media una persona potrebbe realizzare le stesse cose che si ottengono in una giornata intera (personale, professionale, sportiva…) nel 40% del tempo che tutti noi solitamente usiamo. In altre parole, ciò che per la maggior parte di noi richiede 24 ore può essere facilmente ottimizzato per essere fatto in 9,6 ore. Riuscite a immaginare quanto tempo ci sarebbe rimasto per tutti noi, solo imparando a diventare altamente produttivi?
Negli ultimi anni sono diventato abbastanza ossessionato dall’idea di diventare più produttivo per poter utilizzare al meglio il mio tempo e bilanciare i miei obblighi con gli interessi a livello familiare, personale e professionale. Sono rimasto molto colpito da alcuni individui che sono in grado di raggiungere quantità incredibili di produttività applicando delle tecniche per aumentare la produttività.
Prendiamo, ad esempio, Elon Musk, fondatore di Tesla e SpaceX. È l’amministratore delegato di due aziende molto grandi, lavora circa 100 ore alla settimana, dorme 7 ore al giorno, ha un tempo molto rigoroso che trascorrere con i suoi 5 figli e la moglie, continua a imparare regolarmente cose nuove, mentre si mantiene in forma e ha tempo per i suoi hobby. Com’è possibile?
Permettetemi di condividere 9 tecniche per aumentare la produttività che uso (quasi) quotidianamente.
Tabella dei Contenuti
Timeboxing
Fra le tecniche per aumentare la produttività la più semplice è il timeboxing.
È una tecnica di gestione del tempo in cui si assegna un periodo di tempo fisso a un’attività pianificata. Si lavora sull’attività durante il periodo di tempo prestabilito e si smette di lavorare una volta che il tempo è scaduto. Poi, valutate se avete raggiunto i vostri obiettivi pianificati. L’idea è che ogni blocco della vostra giornata è pianificato al 100% per ogni tipo di attività.
Quando ho iniziato ad applicare questa tecnica è stato un po’ travolgente, ma poi sono rimasto colpito dalla sua efficacia. Ti svegli la mattina e sai esattamente cosa fare, per quanto tempo e quando. Il piano si realizza in 10 minuti il giorno prima.
Secondo la legge di Parkinson, il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento. Per esempio, assegnando 3 settimane a un compito, non importa cosa si fa, ci vorranno 3 settimane. Se lo si pianifica per 2 giorni, alla fine ci vorranno 2 giorni.
Tecnica del Pomodoro
Insieme al timeboxing, non poteva mancare fra le tecniche per aumentare la produttività, questa tecnica consiste nell’assegnare blocchi di 25 minuti all’interno di ciascuna attività. Né più, né meno. Dopo questo tempo ci si ferma e se l’obiettivo non è stato raggiunto, è necessario programmare un nuovo slot per un altro tempo.
All’interno del blog trovi un intero articolo che ti consiglio vivamente di leggere, si chiama “Tecnica del Pomodoro: tutto quello che non sai”.
Bilanciamento delle priorità
La chiave della priorità e della pianificazione dei vostri compiti è includere tutto. Non solo il lavoro, ma tutti i vostri elementi importanti. Quando mangiate, quando andate in palestra, il tempo che dedicherete alla vostra famiglia, ecc. In questo modo, potete coprire realisticamente tutto ciò che conta e trovare un buon equilibrio tra tutti gli elementi. Inoltre, coprendo tutti gli aspetti della vostra vita, potrete poi misurare tutto facilmente.
Quanto tempo trascorrete realmente lavorando contro il tempo che passate con la famiglia o dormendo ogni giorno. Essere consapevoli della propria realtà è il primo passo per iniziare a migliorare.
Matrice di Eisenhower Box
Fra le tecniche per aumentare la produttività, questa è una matrice di lavoro per agire quando si organizzano i propri compiti attraverso una matrice decisionale che separa le azioni in 4 possibilità:
– Urgente e importante (fatelo subito!)
– Importante, non urgente (programma per dopo)
– Urgente, non importante (delegare questo compito)
– Non è urgente, non è importante (eliminare questo compito)
Questa matrice è molto utile per la pianificazione più ampia di un’intera settimana, più che per le attività quotidiane. Combinare il timeboxing con il box Eisenhower è molto potente. All’interno del blog trovi un intero articolo che ti consiglio vivamente di leggere, si chiama “Matrice di Eisenhower per gestire importanza e urgenza”.
La regola dei 2 minuti
Questo è un piccolo e facile trucco che mi ha permesso di eliminare molte cose in sospeso e di risparmiare molto tempo. Quando arriva una nuova attività che si ritiene non richieda più di 2 minuti, non la si programma per il futuro, non la si pianifica, non ci si pensa, ma la si esegue immediatamente non appena l’attività vera e propria (meno di 25 minuti di lavoro di Pomodoro) è terminata.
In questo modo si eviteranno molti rumori e si eviteranno lunghe liste di “to do”.
Mangia la rana
Mark Twain una volta disse: “Mangia una rana viva come prima cosa al mattino e non ti accadrà nulla di peggio per il resto della giornata“.
Questa è una delle cose più ovvie. Per prima cosa, si fanno sempre le cose importanti e difficili. Quando iniziate, vi sentite più freschi e dopo aver fatto questo, la vostra giornata sarà molto più facile. Se la lasciate per la fine della giornata, passerete tutto il giorno a pensarci e a evitare quel momento. Quindi “mangia quella rana”.
Lavorate con obiettivi SMART
Assicuratevi che prima d’iniziare un compito, i vostri obiettivi siano chiari e SMART. In questo modo, vi assicurate che il compito vi aiuterà a raggiungere ciò che volete ed eviterete di pensare inutilmente.
Smart sta per:
– Specifico: Semplice, sensato, significativo.
– Misurabile: Significativo, motivante.
– Raggiungibile: Realistico, concordato.
– Rilevante: Ragionevole, basato sui risultati.
– Temporale: Basato sul tempo e limitato
Controllare gli sprechi di tempo e trasformarli in attività produttive
Lo sapevate che un recente studio ha rivelato che il 30% del nostro tempo diurno viene sprecato con piccole attività a cui non pensiamo nemmeno? Controllate il giornale, guardate la TV e il re di tutti i perditempo: il cellulare.
L’intrattenimento non è male finché ne siamo consapevoli ed è una nostra decisione. Il problema sono le 4 ore che sprechiamo ogni giorno e non ci pensiamo nemmeno.
Alcuni consigli che funzionano per me lo sono:
– Spegnere tutte le notifiche telefoniche. Controllo quello che voglio quando voglio un paio di volte al giorno. Se qualcosa è così urgente, possono comunque chiamarti.
– Non controllate la vostra casella di posta in arrivo prima di mezzogiorno, così le prime 4 ore della vostra giornata sono completamente controllate e sono altamente produttive.
– Sostituite i 10 minuti guardando i social media con la lettura di 3 pagine di un libro. Sono in grado di leggere 2 o 3 libri al mese e tutto quello che faccio è leggere in brevi fotogrammi di 15-20 minuti ogni volta.
Spero che alcune di queste tecniche vi aiutino tanto quanto lo fanno per me. Dipende dalla vostra determinazione nell’applicarle. Hai altri trucchi o consigli che usi per aumentare la tua produttività?
